Archiviazione posta elettronica
UN PO’ DI NORMATIVA...
L’articolo 2214 del Codice Civile prevede l’obbligo, per l’imprenditore, di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite» mentre l’articolo 2220 del Codice Civile dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti.
Sull'argomento sono poi intervenuti il D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 , le Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici e il DPCM del 13 novembre del 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005).
L’art. 43, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005, anche noto come CAD prevede che la conservazione debba avvenire necessariamente in formato elettronico e solo eventualmente, per meri fini pratici, anche in formato cartaceo.
Cosa comporta per i Professionisti e per le Aziende?
Contrariamente a quanto credono ancora in troppi, la stampa di un messaggio di Pec con le relative ricevute di accettazione e consegna non vale come prova legale di avere inviato determinate comunicazioni o di averle inviate entro una certa scadenza. Allo stesso modo, la stampa di un messaggio di PEC ricevuto non vale come prova legale che lo stesso provenga dal mittente. La prova legale è data solo ed esclusivamente dalla firma elettronica del gestore di Pec, che viene apposta come “sigillo” elettronico sia sui messaggi ricevuti, sia sulle ricevute di accettazione e consegna dei messaggi inviati.
La delibera n. 11/2004 del CNIPA prevede precise modalità tecniche e operative per i documenti informatici in generale, tra cui l’apposizione di una marca temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione. Si potrebbe pensare che tali misure siano superflue per i messaggi di Pec, in quanto il “sigillo” del gestore è già idoneo a fornire prova legale dell’identificazione del mittente e del destinatario, della conformità del contenuto del messaggio e della data e ora di invio e di consegna. Tuttavia i certificati di firma scadono e occorre provare che la sottoscrizione del gestore sia stata apposta prima della scadenza del certificato utilizzato: a questo serve la marca temporale. In caso contrario, non essendovi la certezza, ciò che è nato come documento digitale con valore legale può perdere la sua efficacia di prova “assoluta”.
La conservazione a norma è il servizio che garantisce, con i massimi livelli di sicurezza ed affidabilità, la validità giuridico-legale del documento digitale per il periodo di tempo necessario. L’indipendenza dal gestore PEC consente anche di poter utilizzare, nel tempo, diversi gestori del servizio PEC, pur mantenendo la globalità dei messaggi scambiati conservata in un unico archivio.
Informatica e Servizi Lucca offre la possibilità di creare un sistema di archiviazione della posta elettronica e PEC per poter conservare tutte le email ricevute e spedite in un archivio su cloud o all’interno della vostra sede. Potrete conservare anni di posta, eseguire ricerche indicizzate, stampare e gestire in semplicità il vostro archivio. Il tutto tramite un client windows o un accesso tramite browser web anche da dispositivi mobile.